Nejčastější pochybení při předkládání Žádostí o platbu/Zpráv o realizaci projektu

V souvislosti s narůstajícím počtem projektů v realizaci, které jsou administrovány na Centru pro regionální rozvoj České republiky (dále jen “Centrum”), připravilo Centrum pro příjemce dotace informace k administraci Žádostí o platbu a Zpráv o realizaci (dále jen “ŽoP/ZoR”), které zahrnují doporučení ke správnému postupu při zpracování a předložení uvedených dokumentů v monitorovacím systému MS2014+.

Přehled nejčastějších pochybení a obecná doporučení vychází z dosavadní zkušenosti Centra z průběhu kontrol ŽoP/ZoR. Konkrétně tedy uvádíme nedostatky, které byly identifikovány nejčastěji, a příjemci by se jich měli vyvarovat.

Ke správnému předložení ŽoP/ZoR je zapotřebí využít Obecná pravidla pro žadatele a příjemce – konkrétně přílohu “P26_Postup pro vyplňování ZŽoP ZoR v MS2014+“, ve které je uveden podrobný postup pro vyplňování jednotlivých záložek v MS2014+ ve zjednodušené žádosti o platbu a zprávě o realizaci projektu.

Konkrétní nedostatky u Zpráv o realizaci a u Žádosti o platbu:

Zpráva o realizaci

• Zpráva o realizaci není podepsána statutárním zástupcem ani jinou osobou k tomuto úkonu oprávněnou.

• Sledované období od/do musí být shodné s plánovaným harmonogramem projektu, nebo se skutečností (v případě předčasného předložení ŽoP a ZoR)

• Nebývají vyplněny všechny povinné záložky či nejsou vyplněny zcela – opakující se nedostatky jsou identifikovány především na záložkách
  • Indikátory – datum naplnění indikátoru neodpovídá skutečnému datu naplnění; není uvedena cílová hodnota indikátoru; přírůstek může být vykazován i mínusovou hodnotou (např. indikátor 32 300 v 37. výzvě)
  • Publicita – není vyplněno pole “komentář”
  • Veřejné zakázky – není nastaven správný stav; případně chybí aktuální údaje o VZ, veškeré doklady k VZ předložené formou depeše nebo údaje o smlouvě o dílo a údaje o dodavateli
  • Etapy – skutečné datum zahájení a ukončení nesouhlasí se skutečností
  • Klíčové aktivity – nevyplněná záložka, případně popis není v souladu s žádostí o podporu nebo Studií proveditelnosti.

 Žádost o platbu

• Není doložena oddělená účetní evidence (musí být zajištěno jednoznačné přiřazení účetních položek vztahující se k realizaci projektu)

• Není doložena kopie smluv o zřízení bankovních účtů, ze kterých byly provedeny úhrady předkládaných účetních/daňových dokladů k proplacen, nebo čestné prohlášení – příloha č. 32 Obecných pravidel

• Absence příloh k účetním dokladům (objednávka, smlouva o dílo, předávací protokol, dodací list, soupis provedených prací, výpis z účtu)

• Nedoložena smlouva mezi příjemcem a dotčeným subjektem (příkazní/mandátní smlouvou), která upravuje správu majetku příjemce dotace z IROP

• K publicitě není doložená fotodokumentace, případně je nečitelná nebo není z fotodokumentace patrné, zda je vyvěšena v místě realizace

• Naplnění indikátorů nebývá doloženo relevantními dokumenty/fotodokumentací.

• Číslo bankovního účtu uvedené ve smlouvě s dodavatelem se neshoduje s číslem bankovního účtu uvedeného na faktuře.

• Zaúčtování dokladů není v souladu se schváleným rozpočtem, finančním plánem a s Rozhodnutím o poskytnutí dotace, tj. vzniká nesoulad mezi investicemi a neinvesticemi. Změnu rozdělení výdajů mezi investice a neinvestice je zapotřebí provést formou Žádosti o změnu před koncem etapy/projektu.

• Stavební rozpočet – předložený soupis provedených prací nemá shodnou strukturu a formát jako byl smluvní rozpočet stavby.

• Chyby v soupisce dokladů – vyplněné údaje neodpovídají skutečnosti:
  • nejsou vyplněna pole “Číslo smlouvy/objednávky, ke které se doklad vztahuje” a “Číslo výběrového řízení, ke kterému se doklad vztahuje”
  • není vyplněno pole “Rozpočtová položka druhová” dle Právního aktu (sloupec druh. tříd.)
  • nesoulad mezi uvedenými úhradami faktur a doloženými úhradami faktur na základě výpisu z účtů,
  • u výdajů na stavební práce je nezbytné rozdělení mezi hlavní, vedlejší a nezpůsobilé výdaje. Vysvětlení je možné uvést přímo v soupisce dokladů v poli “Popis výdaje”
  • Na fakturách není uvedena jednoznačná vazba na projekt, tj. registrační číslo projektu.
  • Pole “číslo účetního dokladu v účetnictví” – pro lepší přehlednost je ideální uvádět číslo faktury