Rozpočet stavebních projektů
V následujícím textu jsou uvedeny nejdůležitější informace k položkovým rozpočtům staveb, které jsou realizovány v rámci projektů IROP. Vzhledem k tomu, že CRR kontroluje v průběhu realizace projektů nejen čerpání jednotlivých položek rozpočtů, ale také jejich formát a strukturu, připravilo pro žadatele a příjemce přehledné doporučení a informace ke zpracování uvedených dokumentů.
Co je položkový rozpočet stavby a kde se používá
Položkový rozpočet stavby (neplést s rozpočtem projektu) je nedílnou součástí každého projektu, který se zaměřuje na jakékoliv stavební práce. Díky němu dokážeme přesně sledovat finanční stránku daného stavebního záměru a to od počátečního návrhu, přes vítěznou variantu VZ, případné dodatky ke smlouvě o dílo až po řádné vyčerpání zasmluvněných nákladů (viz jednotlivé fáze projektu). V rámci projektu se tak nesetkáme pouze s jedním položkovým rozpočet, ale rovnou s několika. Níže uvádíme výčet potřebných rozpočtů pro jednotlivé fáze projektu z hlediska rozpočtáře:
- I. Fáze
- Položkový rozpočet, stanovující předpokládanou hodnotu stavebních nákladů projektu
Jedná se o rozpočet, který je zpracován před vypsáním VZ a za pomoci běžně dostupných cenových soustav (např. URS, RTS, atd.) je stanovena předpokládaná hodnota stavebních prací.
- Slepý položkový rozpočet stavby pro VZ
Tento rozpočet je totožný s rozpočtem uvedeným výše, ale má vymazané jednotlivé jednotkové ceny a slouží jako podklad pro VZ, do kterého uchazeči vyplňují své nabídky.
- Položkový rozpočet, stanovující předpokládanou hodnotu stavebních nákladů projektu
- II. – III. fáze
- Položkový rozpočet stavby vítězného zhotovitele
Toto je slepý rozpočet vyplněný vítězným zhotovitelem z VZ, tzv. vítězná nabídka, která je pak stvrzena podepsáním Smlouvy o dílo.
- Položkový rozpočet stavby vítězného zhotovitele
- IV. – V. fáze
- Položkový rozpočet stavby – dodatek
Vzhledem k tomu, že v případě změn v průběhu realizace stavby není možné zasahovat do smluvního rozpočtu, je potřeba tyto změny vždy pečlivě evidovat (změnové listy, dodatek ke smlouvě, atd.) a zpracovat pro ně zvlášť položkový rozpočet. Tento rozpočet obsahuje pouze položky, kterých se daná změna týká. Tzv. vícepráce, méněpráce, případně záměny.
- Položkový rozpočet stavby – dodatek
- ŽoP
- Soupis skutečně provedených prací/čerpání
Aby bylo možné zkontrolovat, že jsou provedené stavební práce čerpány dle uzavřené Smlouvy o dílo a případných Dodatků ke smlouvě, je třeba dokládat ke každé vystavené faktuře soupis skutečně provedených prací, tzv. čerpání. Tento výkaz se pak porovnává s položkovým rozpočtem stavby a kontroluje se, zda nedošlo k nedočerpání, přečerpání nebo změně položek v rámci fakturace.
- Soupis skutečně provedených prací/čerpání
Náležitosti položkového rozpočtu stavby
Aby byly všechny uvedené rozpočty a soupisy pro CRR použitelné a zpracovatelné, je třeba se při jejich vytváření a dalším zpracovávání držet určitých pravidel a nařízení. Mezi základní dokumenty, které specifikují, jak by měly dané výstupy vypadat, patří tyto:
- Obecná pravidla pro žadatele a příjemce
-
Tento dokument zcela jasně specifikuje formát a strukturu předkládaného stavebního rozpočtu ve všech fázích projektu.
-
Velice důležité jsou části kapitol: 5. Investiční plánování a zadávání zakázek, 6. Speciální úprava předkládání dokumentace u zakázek na stavební práce, 18. Financování
-
-
Vyhláška č. 169/2016 Sb.
-
Vyhláška ve svých jednotlivých paragrafech stanovuje a popisuje přesné náležitosti položkového rozpočtu stavby až do detailu jednotlivých položek rozpočtu.
-
-
Zákon o zadávání veřejných zakázek (Zákon č. 134/2016 Sb.)
-
V zákoně je uvedeno, jakým způsobem by měla být stanovena předpokládaná hodnota stavebních prací, tedy jakou zvolit cenovou soustavu atd.
-
Nejčastější pochybení
Při předkládání položkového rozpočtu stavby v rámci projektu se každý den setkáváme s mnoha nedostatky a pochybeními, které zbytečně komplikují a zdržují administraci celého projektu.
Mezi ty nejčastější lze uvést tyto:
Příjemce není schopen upravovat a zpracovávat rozpočty stavby, jelikož s autorem rozpočtu již nespolupracuje a ve svém okolí nemá nikoho, kdo to umí (nevlastní program, nezná zásady zpracování, atd.). Komunikace a vypořádávání připomínek je pak velice náročné a zdlouhavé.
Předložený rozpočet nesplňuje požadovaný elektronický formát dle Obecných pravidel pro žadatele a příjemce. Rozpočet není výstupem softwaru pro rozpočtování a není tak možné jej řádně zpracovat. To platí nejen pro rozpočty předpokládané hodnoty, ale velice často i pro rozpočty dodatků ke Smlouvě o dílo.
Předložený rozpočet obsahuje tzv. „kpl položky“, které poté odkazují na dílčí položkové rozpočty, které jsou ve většině případů zpracované pouze jako náhodné excelové soubory a nesplňují tak požadavky na formát a strukturu. Takto rozdělený rozpočet je opět velice náročné zpracovat a zkontrolovat a to ve všech fázích projektu.
Rozpočet předpokládané hodnoty je oceněn dle zastaralé cenové soustavy. Například pro VZ vyhlašovanou v roce 2019 je použita cenová soustava 2015. Rozpočet tak obsahuje položky, které jsou neaktuální nejenom svou cenou, ale velice často i technologií. Autoři cenových soustav v průběh let položky přidávají, odstraňují a mění dle aktuální situace na trhu.
V rozpočtu předpokládané hodnoty jsou užity tzv. „R položky“, které nejsou řádně zdůvodněny. Jedná se o položky, které nejsou navázány na žádnou cenovou soustavu a jsou oceněny individuální cenou. Užití a způsob ocenění těchto položek musí být doloženo.
Rozpočty nejsou zpracovány v souladu s Vyhláškou č. 169/2016 Sb. a chybí jim základní náležitosti, jako jsou například výkazy výměr, rekapitulace, dostatečné popisy položek, atd.
Ocenění rozpočtu jednotlivých dodatků je velice často v rozporu s uzavřenou Smlouvou o dílo nebo s OPpŽP. Položky jsou oceněny jinak, než bylo uzavřeno nebo nařízeno a dochází tak ke zbytečným průtahům kontrol rozpočtů, které končí ve většina případů krácením dotčených položek.
Předkládané čerpání ke kontrole nemá kompletní podklady nebo jsou podklady ve špatném formátu. Ke kontrole čerpání je vždy potřeba předložit vystavené faktury a k nim soupisy skutečně provedených prací v požadovaném formátu (výstup z programu nebo vyplněný podklad CRR). Tyto nedostatky opět zbytečně protahují celou kontrolu.
Detailnější a individuální nedostatky jsou řešeny v rámci každého projektu.
Doporučení při zpracovávání položkového rozpočtu stavby
Na základě zkušeností doporučujeme rozpočtům věnovat náležitou péči a to po celou dobu projektu, nikoli jen na jeho počátku. Nejvíce komplikací se objevuje právě v průběhu a ke konci projektu.
U již hotových rozpočtů uložených v „šuplíku“ doporučujeme aktualizaci na reálnou dobu vyhlášení VZ.
Základní doporučení:
-
Zajistit si rozpočtáře/osobu s odpovídajícími znalostmi a rozpočtářským softwarem po celou dobu administrace projektu.
-
Zpracovávat rozpočty dle předepsaných dokumentů a nařízení (Obecná pravidla pro žadatele a příjemce, Vyhláška č. 169/216 Sb., atd.)
-
Zpracovávat rozpočty v rozpočtářských softwarech, ulehčuje to přenos dat.
-
Respektovat vlastní ujednání uvedené ve Smlouvě o dílo. Speciálně při vytváření rozpočtů k dodatkům ke smlouvě.
-
Zjistit možnosti zhotovitele, týkající se zpracovávání rozpočtů, na počátku stavby, nikoli až když nastane problém.
-
Vyžádat si podklad pro vyplnění čerpání od CRR, pokud nejste schopen ho doložit v požadovaném formátu.
-
Konzultovat. V případě nejasností nebo problémů se obrátit na příslušného manažera projektu – rozpočtáře s žádostí o pomoc nebo dotazem. Je lepší se třikrát zeptat, než jednou něco pokazit.