Nejčastější chyby v realizaci
Obecné
- Nekompletnost předkládané dokumentace – obecně prodlužuje lhůtu kontroly
- Neoznačení předložených účetních dokladů dle požadavků programu – obecně prodlužuje lhůtu kontroly
- Nesetříděné/neutříděné dokumenty v rozporu s požadavky programové dokumentace (dle soupisky) – dokumentace musí být utříděná a uložená např. v šanonech, složkách apod., doložení volně ložených dokumentů v krabici není přípustné
- Pozdní předkládání dokumentace ke kontrole – při doložení po stanoveném termínu nemusí být ze strany Kontrolora dodržena lhůta určená pro výkon kontroly čímž mohou být prodlouženy všechny ostatní činnosti a kontroly u příslušného partnera a případně i v rámci projektu jako celku,
- Formální chyby při vyplnění předkládaných dokumentů (zpráv, soupise atd.) – chybné údaje o příjemci, monitorovacích období, jednotlivých položek v soupiskách, chybějící podpisy, razítka, podpisy osob, které k tomu nejsou zmocněny
- Zasahování do vzorců a funkčních vazeb ve formulářích – přednastavené vzorce a vazby nelze měnit!
Oblast finančního řízení
- Účetnictví – vedení účetnictví musí být řádné a od data registrace projektu prostřednictvím oddělené analytické evidence, kdy účetní doklady musí být čitelné a případné opravy prováděné v souladu s právními předpisy (začerňování dokumentů s ohledem na ochranu osobních údajů je možné, nicméně Centrum pro regionální rozvoj je oprávněno k nakládání i s těmito údaji)
- Chybně použitý kurz/měsíční kurz EUR/CZK – je nutné použít měsíční kurz ECB (viz odkaz na kurz na těchto stránkách),
- Nárokování nezpůsobilých výdajů – obecně prodlužuje kontrolu
- Nárokování výdajů na cestovné a stravné v případě poskytnutého stravování – v případě, že je poskytnuto např. stravování pro účastníky semináře, je nutné upravit výpočet nároku
- Cestovné výdaje – relevantní pro výpočet nákladů na pohonné hmoty je údaj o tzv. kombinované spotřebě uvedený v technickém průkaze vozidla, v případě, že tento údaj uveden není, je nutné kontaktovat Kontrolora; k vyúčtování cest je nutné doložit relevantní dokumentaci o tom, že cesta reálně proběhla – jízdenky, boarding pass, účtenky za parkovné atd.
- Nepředložení změny ke schválení, nedoložení podkladů ke změnám, které schválení nevyžadují – obecně dochází k prodlužování kontroly o čas nutný k administraci této neoznámené změny resp. vyžádání podkladů, které tuto změnu prokazují (např. jmenování nového statutárního zástupce, pověřené osoby atd.),
- Nárokování výdajů, které nespadají do příslušného období – výdaj musí být obecně nárokován za období, ve kterém vznikl a současně byl i uhrazen (s výjimkami u přípravných výdajů a závěrečného monitorovacího období),
- Nedodržování flexibility rozpočtu v programech, které ji definují
- Předložení soupisky výdajů, kdy výdaje nedosahují stanoveného minimálního limitu pro předkládání – programy mají nastaveny limity, jejichž dosažení opravňuje k předložení žádosti o kontrolu (soupisky), takto předložené žádosti o kontrolu (pokud nenaplňují výjimky z tohoto pravidla) budou vráceny a nebudou dále administrovány
Veřejné zákazy
- Chybné nastavení hodnotících kritérií bez vazby k předmětu zakázky, kdy hodnotící kritéria musí svým charakterem odpovídat předmětu zakázky,
- Nedodržení minimální váhy kritéria nabídková cena dle příslušného charakteru předmětu veřejné zakázky
- Záměna hodnotících kritérií a skutečností, které jsou např. obchodními podmínkami
- Dělení předmětu zakázky za účelem vyhýbání se povinnosti zadat veřejnou zakázku dle zákona nebo metodického postupu
- Neurčité stanovení předmětu zakázky, kdy nelze určit, co je předmětem zakázky, jaký je rozsah atd.
- Nedodržení postupu vyžadovaného dle zákona nebo metodického postupu pro zakázky mimo aplikaci zákona,
- Nedodržení lhůt při realizaci zadávacího/výběrového řízení,
- Diskriminační stanovení předmětu zakázky, hodnotících kritérií, diskriminační přístup k uchazečům,
- Střet zájmů
- Poskytování dodatečných informací netransparentním/nerovným způsobem,
- Nevyloučení uchazeče resp. nezákonné vyloučení
- Projektové řízení
- Publicita – neprovedení nebo její nekompletní případně obsahově nebo formálně chybné provedení
- Změny – včasnost, kompletnost doložení podkladů, pro určitý typ změn platí pravidlo 2x a dost
- Nenaplnění indikátorů/aktivit projektu neošetřené změnou v projektu
- Nedostatečné doložení naplnění indikátorů/ukazatelů/aktivit projektu
- Nedostatečná archivace resp. její nezajištění (uchování dokumentace projektu)
